Struktura organizacyjna recepcji

Struktura organizacyjna recepcji

Warunkiem prawidłowego funkcjonowania recepcji jest dobrze przygotowana struktura organizacyjna z podziałem na stanowiska pracy oraz podporządkowanie funkcyjne. W zależności od wielkości i funkcji obiektu świadczącego usługi hotelarskie recepcja posiada bardziej lub mniej rozbudowaną strukturę. Obiekt dysponujący niewielką liczbą miejsc noclegowych/pokoi zatrudnia niewielu pracowników w recepcji (1–2 osoby). W dużych obiektach liczba stanowisk w recepcji jest znacznie większa, gdyż wyodrębnia się dodatkowo kilka stanowisk o specyficznych funkcjach. 

Koordynatorem pracy całego zespołu recepcji jest kierownik kierownik recepcji, który podlega bezpośrednio dyrektorowi obiektu. Kierownik recepcji reprezentuje kierownictwo obiektu, kieruje pracą podległych służb (recepcji i służby parterowej) i sprawuje ogólny nadzór nad całością działalności pionu recepcyjnego.

kierownik recepcji 

Kierownik recepcji:

• współpracuje z kierownikami innych pionów organizacyjnych w obiekcie; 

• koordynuje i kontroluje pracę podległych mu pracowników;

• prowadzi prawidłowy dobór kadr pod względem kwalifikacji, podejmuje decyzje w sprawie przyjęć i zwolnień, awansów, premiowania i karania pracowników;

• sporządza harmonogramy pracy (grafiki); 

• przekazuje pracownikom do wiadomości i wykonania zarządzenia, instrukcje, inne przepisy;

• stale i systematycznie prowadzi szkolenia podległego personelu; 

• nadzoruje prawidłowe prowadzenie dokumentacji przez pracowników; 

• przyjmuje i załatwia reklamacje oraz uwagi gości dotyczące działalności pionu hotelowego;

• zdaje relacje przełożonemu; 

• opracowuje materiały do analizy ekonomicznej obiektu;

• sprawuje kontrolę nad depozytem i sejfem;

• organizuje i kontroluje realizację dodatkowych usług dla gości; 

Najważniejszą osobą na danej zmianie w recepcji jest dysponent (kierownik zmiany), który reprezentuje kierownictwo obiektu pod jego nieobecność, prowadzi bieżącą sprzedaż miejsc noclegowych, kieruje pracą służby parterowej i współpracuje z innymi działami obiektu. 

Recepcjonista-dysponent

Recepcjonista-dysponent: 

• odpowiada za prawidłową pracę całej zmiany; 

• przyjmuje, wpisuje w rejestr (melduje) i obciąża za pobyt gościa, ustala z nim warunki płatności, termin pobytu w hotelu; 

• prowadzi bieżącą ewidencję pokoi czystych i wymagających sprzątania, posiada wiedzę o przedłużeniach i skróceniach pobytu gości, prowadzi rezerwację przez całą dobę; 

• odpowiada za prawidłowość wykonania procedur w obsłudze gościa; 

• odpowiada za wiedzę personelu, dotyczącą dodatkowych usług świadczonych przez obiekt, godzin otwarcia punktów gastronomicznych i handlowo-usługowych;

• odpowiada za prawidłowe przekazanie dyżuru zmiennikowi i prowadzenie książki przekazywania dyżurów; 

• odpowiada za nadzór i koordynację pracy recepcji i służby parterowej; 

• zna wewnętrzne instrukcje dotyczące alarmowania, ostrzegania i ewakuacji obiektu i przestrzega ich, wzywa służby techniczne w przypadku awarii; 

• powiadamia odpowiednie służby hotelowe o zaistniałych problemach, wzywa policję, straż pożarną; 

• przekazuje kierownictwu recepcji wszelkie uwagi gości, dotyczące funkcjonowania obiektu

Źródło:www.googlegrafika.pl

www.google.pl